Kada je prije nekoliko godina najavljena grupa softverskih alata Microsoft SharePoint Product and Technologies, tržište je reagiralo s velikim zanimanjem prepoznavši u njemu rješenje tipičnih problema u radnim organizacijama - objedinjavanje informacija i znanja u svrhu bolje organizacije posla i smanjenja dupliciranja posla zbog nedostatka pravih informacija u pravo vrijeme! Dakle, primarni zadatak ove grupe alata za timsku kolaboraciju je objediniti razne izvore informacija relevantne za poslovni proces te omogućiti njihovo efikasno pretraživanje. Ti izvori mogu biti službeni dokumenti, web portali i mail serveri, ali i razni podaci pohranjeni u bazama podataka.
Sa skupom baznih funkcionalnosti, zajednički nazivnik ove grupe alata je Windows SharePoint Services (u daljnjem tekstu WSS). Drugi produkt, SharePoint Portal Server 2003 dodaje tome naprednije mogućnosti objedinjavanja informacija i ljudi u obliku korporativnog portalnog sitea. Koliko Microsoft vjeruje u Windows SharePoint Services govori i činjenica da ga u toj tvrtci smatraju jednim od glavnih pokretača prodaje svog novog serverskog operativnog sustava - Windows Servera 2003.
Kako izgledaju tipične korporativne web stranice neke tvrtke? Puno informacija, prikaz organizacijske strukture i upravljačke hijerarhije, opisi produkata ili usluga, itd. Sve ukazuje na uzorno posložene poslovne procese unutar kuće. A što je s radnim procesima? To je najčešće kaotična organizacija u kojoj zaposlenici preko raznih file share-ova izmjenjuju dokumente, kritične informacije i zadatke šalju preko e-maila, a ispravljene verzije dokumenata u attachmentima. Vjerojatnost gubitka informacije u takvim sustavima naglo raste s brojem korisnika, a čak i ako informacija nije izgubljena, pronalaženje zadnje verzije iste je mukotrpan posao koji bespotrebno oduzima vrijeme.
Današnji timovi žele imati timske web stranice gdje će moći objediniti sve informacije bitne za svoj posao. Isto tako, žele jednostavno otvarati projektne web stranice na kojima će moći dijeliti zajedničke dokumente, obavijesti, linkove, liste zadataka itd. Svoju dokumentaciju žele kategorizirati, verzionirati i pretraživati s jednog mjesta. Dodatno, žele mogućnost pretplate na grupe informacija i sve promjene koje se nad njima dogode, umjesto da to moraju sami tražiti.
Posljedica navedenih korisničkih očekivanja upravo je grupa softverskih alata SharePoint Products and Technologies. Unutar spomenute grupe, osnovni skup funkcionalnosti pokriva Windows SharePoint Services (u daljnjem tekstu WSS). To su funkcije vezane uz kreiranje timskih ili projektnih web stranica, te document management mehanizmi kao što su verzioniranje i odobravanje dokumenata. Microsoft prati potrebe modernih radnih organizacija, pa je tako WSS sastavni dio operativnog sustava Windows Server 2003.
Unutar osnovnog izgleda portala razaznaju se funkcionalne cjeline zvane web partovi (web parts). Web partovi su naime osnovne gradivne jedinice svake WSS stranice, a temeljene su na ASP.NET tehnologiji i .NET Frameworku. Na početnoj stranici koja se kreira nakon instalacije nalaze se web partovi koji pokrivaju većinu potreba za tipičnu timsku kolaboraciju: prikaz najava (Announcements), događaja (Events) te linkova (Links). U linkovima s lijeve strane dohvatljivi su ostali interesantni web partovi: zajednički dokumenti (Shared Documents), slike (Pictures), razne liste (Contacts, Task), te diskusije (Discussions) i ankete (Surveys).
U WSS paketu dolazi ukupno 13 novih web partova koji mogu biti uključeni na jednu stranicu. Page viewer Web Part omogućuje ispis dijela bilo koje vanjske web stranice unutar interne web stranice nekog projekta. Tako na primjer u okviru projektne stranice svaki dan možete vidjeti i web stranicu glavne konkurentske firme. Drugi je XML Web Part koji omogućuje ispis bilo kakvog XML sadržaja unutar WSS stranice. Izvor XML sadržaja može biti datoteka ili vanjski link. Ovaj web part je izuzetno značajan jer otvara mogućnosti za povezivanje postojećih softvera ili xml web servisa sa WSS stranicama, bez ikakvog programiranja, te neovisno o platformi i implementaciji druge strane!
Samostalne web partove, kao i stranice u cjelini moguće je dodatno prilagođavati ili razvijati nove koristeći razvojni alat Microsoft Visual Studio .NET. Problem nije niti integracija s drugim programskim alatima, jer WSS posjeduje bogat API baziran na XML web servisima, s kojima većina modernih razvojnih alata zna komunicirati. Ne-developeri se također neće osjećati zakinuti jer nove web partove mogu graditi i koristeći samo Microsoft FrontPage 2003, iako s reduciranim mogućnostima.
Zanimljiva je manipulacija web partovima pomoću centralne “galerije“ web partova. Željeni web part dovoljno je dovući mišem iz galerije na određenu poziciju na stranici i to je sve! Na taj način moguće je prilagoditi svaku stranicu željama i potrebama korisnika, ili dozvoliti njima samima da se s time poigraju.
U pogledu aplikativnih sučelja, WSS nudi gotovo cijelu funkcionalnost dostupnu preko web sučelja i kroz xml web servise. Drugim riječima, sve akcije koje su dostupne preko web sučelja moguće je pokrenuti i programski, iz korisničkih aplikacija. Na primjer, primjenom xml web servisa moguće je iskoristiti WSS kao izdvojeno document management rješenje za pohranu nestrukturiranih podataka iz neke korisničke aplikacije. Na taj način krajnji korisnik uopće ne zna da njegova aplikacija u pozadini komunicira sa WSS-om, ali se zadžavaju sve prednosti WSS-a: centralizirana pohrana dokumenata, verzioniranje, pretraživost itd.
Windows Sharepoint Services uključuje i napredne mehanizme upravljanja dokumentima. To su redom: kontrola izmjene dokumenta kroz check-in & check-out mehanizme, praćenje verzija i autora dokumenata, odobravanje od treće osobe i standardizacija putem predložaka. Shared documents web part sadrži dokumente i definira akcije nad njima.
Jedna od najkorisnijih akcija je Alert Me - mogućnost konfiguriranja e-mail obavijesti koja će biti poslana korisniku čim se dogodi neka promjena u određenom dokumentu. Budući se alerti provlače kroz čitav sustav, moguće ih je postaviti i na mapama, listama itd. Time se bitno štedi vrijeme za periodičke provjere nad dokumentima, ili općenito, podacima od interesa.
Standardni uredski paket, Microsoft Office 2003, dolazi kao punopravni WSS klijent, iz kojega je moguće obaviti gotovo sve WSS akcije. Za to je zadužen zasebni Task Pane - Shared Workspace. To ne znači da stare verzije Officea neće znati raditi s dokumentima pohranjenima na WSS-u, ali će biti potrebno češće posjećivati web stranice da bi obavili neku akciju.
Kolaborativni mehanizmi, posebice document management, kao i pretraživački mehanizmi su unaprijeđeni nekim novim konceptima i bolje integrirani s Office alatima. Konzistentnost izmjena u dokumentima osigurana je putem check-out i check-in opcija. To znači da je prije početka rada na postojećem dokumentu potrebno odjaviti (check-out) dokument iz sustava. Time se osigurava da nitko drugi ne može paralelno mijenjati odjavljeni dokument. Nakon završenog posla, dokument se prijavljuje (check-in) u sustav, te omogućuje ostalima korisnicima da obavljaju izmjene. Nakon svake izmjene oznaka verzije dokumenta povećava se za 1. Potpuna novost je document workspace - web stranica kreirana oko dokumenta, radi čuvanja popratnih informacija i praćenja njegovog životnog ciklusa.
Većinu navedenih svojstava moguće je koristiti direktno iz Office alata Word, Excel i Outlook. To znači da je iz Worda moguće za svaki novi dokument kreirati pripadni document workspace. Prilikom slanja dokumenta kao e-mail attachment, Outlook će ponuditi da otvori document workspace za navedeni dokument. Tada se u mailu pošalje samo link preko kojega svi primatelji e-maila mogu zajednički raditi na dokumentu.
Mehanizam za pretraživanje uključuje pretraživanje dokumenata i informacija pohranjenih na WSS stranicama, ali i vanjskih izvora informacija (http i https web stranice, Exchange serveri, Lotus Notes server, svi Office formati datoteka, te xml i html format). Definirani kriterij pretraživanja moguće je pohraniti te naknadno koristiti. Definirano pretraživanje može se pohraniti i kao Alert, pa će WSS e-mailom dojaviti kada se dogodi promjena u rezultatima pretraživanja.
Iako dio Windows Servera 2003, WSS se ne isporučuje na istom mediju (CD-u odnosno DVD-u), nego je potrebno download-ati instalaciju s Microsoft web stranica!
http://www.microsoft.com/windowsserver2003/techinfo/sharepoint/wss.mspxBitno je naglasiti da prethodni operativni sustavi (Windows 2000 ili NT) nisu podržani jer WSS koristi nove napredne mogućnosti web servera koji se isporučuje uz Windows Server 2003. Microsoft time naravno dobiva i dodatni argument za prodaju novog operativnog sustava.
Za pohranu konfiguracijskih postavki i korisničkih podataka WSS koristi Microsoft SQL Server bazu podataka, koja se ipak kupuje zasebno. Za manje primjene moguće je koristiti besplatnu verziju SQL Servera – MSDE – koja se već nalazi u WSS instalacijskom paketu.
Sama instalacija je vrlo jednostavna. Jedina važna opcija je ona o tipu instalacije -typical Installation će sam instalirati MSDE i konfigurirati osnovni web site, a WebFarm instalacija će omogućiti odvajanje web servera od baze podataka. Prva opcija se preporuča samo za upoznavanje sa sustavom, ili za primjenu u malim timovima. U svim ostalim slučajevima je uputno koristitiWeb Farm instalaciju, te kasnije iskonfigurirati WSS da koristi SQL Server na istom, ili još bolje, odvojenom serveru.
Više o detaljnom konfiguriranju WSS-a moguće je pročitati u odličnom Administrator's Guide koji se može skinuti sa Microsoft Web stranice, odnosno preko prethodno navedenog linka.
WSS zapravo pokušava ostvariti dva glavna cilja - izgraditi robusnu, široko primjenjivu platformu za timsku kolaboraciju koja će povećati produktivnost rada unutar organizacije. Uz sve to, zadržati jednostavno web sučelje prilagođeno širokom krugu korisnika.
Može se reći da su postavljeni ciljevi i ostvareni, no ipak je potrebno kraće vrijeme za prilagodbu na novi način rada za korisnike koji se do sada nisu susretali s ovakvim alatima.
Od alternativnih rješenja, trebalo bi spomenuti:
• FileNet – www.filenet.comIako po funkcijama bitno napredniji, ovi "veliki" sustavi za upravljanje dokumentacijom su ujedno bitno skuplji i složeniji za implementaciju od spomenutog. Čini se da je WSS otvorio novu tržišnu kategoriju malih kolaborativnih alata koji ipak uključuju većinu kolaborativnih i document management funkcija.
Onima kojima to nije dovoljno, preporučivo je pogledati funkcije koje donosi puna verzija SharePoint Portal Servera 2003. Dobro je što su verzije potpuno nadogradive, pa je moguće početi s manjom investicijom (WSS), te kasnije nadograditi na SharePoint Portal Server 2003.